ACHTUNG – e-Zustellung PFLICHT für jedes KMU

Seit 1. Jänner 2020 werden in Österreich behördliche Schriftstücke für Unternehmen als „e-Zustellung“ elektronisch zugestellt. Damit sind kleine und mittelständische Betriebe (KMU) verpflichtet, ein USP-Konto anzulegen. Dieser Artikel beschreibt dir, wie du zu deinem USP-Konto gelangst und was du damit alles tun kannst.

Was bedeutet e-Zustellung?

Die e-Zustellung betrifft die Behördenpost für Unternehmer:innen. Diese wird seit 1. Jänner 2020 digital zugestellt. Manche Behörden machen immer noch Ausnahmen und fahren doppelgleisig – Zustellung per Post und digital.

Unternehmen können alle behördlichen Wege digital erledigen und alle Schnittstellen zu Behörden wie Sozialversicherung, Finanzamt, Forschungsgelder etc. auf einem Konto verwalten.

Selbst Förderanträge, Melderegister, Strafregisterauszüge oder die Anmeldung von Betriebsstätten oder Gewerbeberechtigungen können über diese Plattform eingereicht werden. Ein umfassender Servicebereich bietet Informationen und Adressen zu allen öffentlichen Stellen Österreichs.

Die zentrale Botschaft lautet: Jedes KMU in Österreich ist zur Anlage eines Kontos auf diesem Unternehmerserviceportal verpflichtet!

Bitte schau dir dazu das Webinar der WKÖ an. In diesem Webinar wird die Funktionsweise des Unternehmerserviceportals und die e-Zustellung erklärt. Auch zeigt das Video, wie du ein USP-Konto eröffnest.


Auf dieser Seite der WKK findest du zudem einen Beitrag zur e-Zustellung und der Änderung des Zustellgesetzes und E-Goverment Gesetzes. Aus diesem geht hervor, dass die Pflicht zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung für Unternehmen bereits seit 1.12.2018 gilt.

Konto anlegen mittels Handy-Signatur

Um ein USP-Konto anzulegen und Zugriff zu allen wichtigen Behörden zu erhalten, brauchst du eine Handy-Signatur. Diese bekommst du bei jeder WKÖ-Bezirksstelle und bei der Bezirksstelle der Sozialversicherungsanstalt (SVS), bei der du gemeldet bist. Auch Gemeindeämter und Bezirkshauptmannschaften stellen die Handy-Signatur aus. Du weist dich dafür nur mit Reisepass, Führerschein oder Personalausweis aus. Selbst online kannst du die Handy-Signatur beantragen: online unter diesem Link beantragen.

Zusätzlich zur Handy-Signatur installierst du dir auf die Smartphone die Handy-Signatur App. Über diese logst du dich dann auf alle digitalen Konto ein. Du kennst bestimmt dieses System von deiner Bank – Bank App, Überweisung bestätigen. Im Fall des USP-Kontos übernimmt die Handy-Signatur die Verifizierung für deinen Login.

Einstellungen im USP-Konto vornehmen und deine E-Mail Adresse mit diesem verbinden

Einen mega wichtigen Schritt musst du nach Eröffnen deines USP-Kontos noch tun. Du gehst zu den Einstellungen deines USP-Kontos und gibst dort deine geschäftliche E-Mail Adresse an. Unter der musst du verlässlich erreichbar sein. Betonung auf „verlässlich“.

Nach der Freischaltung deines USP-Kontos gelangst du zur administrativen Oberfläche deines Zustellprofils. Diese kannst du jetzt bearbeiten.

Bitte nimm alle Einstellung vor, sodass du von wirklich allen Behörden erreicht werden kannst.

Postkorb für die e-Zustellung einrichten

Erst im nächsten Schritt bearbeitest du die Einstellungen in deinem Postkorb. Dafür gehst du auf „Meinen Postkorb öffnen“. Hier verbindest du den Postkorb deines USP-Kontos mit deiner geschäftlichen E-Mail Adresse. Der Postkorb ist ein eigener Mail-Eingang, den du wie dein Mail-Outlook oder dein Apple Mail verwalten kannst.

Dem Postkorb weist du eine E-Mail Adresse zu, unter der du verlässlich erreichbar bist. Du kannst auch mehrere E-Mail Adressen angeben. Und du kannst hier auch eine Abwesenheitsnotiz hinterlegen, wenn du längere Zeit durch Urlaub oder Geschäftsreise nicht per E-Mail erreichbar sein solltest.

Auf nebenstehendem Foto siehst du den Posteingang eines solchen Postkorbs. Denn über diesen werden auch Organstrafverfügungen versendet! Achtung, fährt dein Firmenwagen in ein Radar, bekommst du die Strafe digital zugeschickt!

Wichtiger Hinweis zur Verweildauer der e-Zustellung

Im Posteingang bleiben alle Nachrichten und Dokumente für 2 Wochen verfügbar. Bei einer Abwesenheitsnotiz verlängert sich diese Verfügbarkeit auf 28 Tage. Pass also auf, wenn du auf Urlaub fährst, damit du keine Fristen versäumst. Deswegen stelle vor Urlaubsantritt eine Abwesenheitsnotiz auf deinem USP-Konto ein.

Außerdem lohnt sich die Nennung eines Postbevollmächtigten. Diese Person bearbeitet im Abwesenheitsfall alle behördlichen Schriftstücke, die über das USP-Konto zugestellt werden. Das gilt besonders für Finanzamts- und Sozialversicherungsagenden.

Wie werde ich als KMU von einer e-Zustellung verständigt?

Wenn du dein USP-Konto und den Postkorb vollständig angelegt hast, können dir Behördenbriefe per E-Mail zugestellt werden. Die Zustellung erfolgt an jene E-Mail Adresse, die du dem USP-Konto in der Postkorb-Administration zugewiesen hast. Du erhältst aber nur eine Verständigung, dass in deinem Postkorb eine Nachricht liegt. Das behördliche Schriftstück musst du über den Postkorb abrufen!

Kein USP-Konto kann teuer werden

Bitte richte unbedingt ein USP-Konto ein. Im Webinar-Video wird zwar eine Widerspruchsmöglichkeit erklärt. Ich persönlich halte diese aber für wenig sinnvoll, weil du dadurch zeitintensive Behördenwege erledigen musst. Dein Vorteil dieses Kontos: Alle fürs Unternehmen wichtigen Behörden kannst du von diesem Konto aus verwalten.

Bitte bedenke bei all der Zeitersparnis durch die e-Zustellung, deine E-Mails zeitnah zu lesen und zu bearbeiten. E-Mails am Firmen-PC nur unregelmäßig zu bearbeiten, kann richtig teuer werden und sogar die Existenz deines Betriebs aufs Spiel setzen.

Werden Fristen versäumt, kann es zu einer Konkurseröffnung durch eine Behörde kommen. Die Praxis lehrt uns solche Fälle, weil die E-Mails vom Unternehmen nicht regelmäßig gelesen und bearbeitet wurden. Das USP-Konto alleine schützt also nicht vor Schaden. Du hast auch deinen Posteingang auf deinem Firmen-PC regelmäßig zu kontrollieren. Jedenfalls solltest du das täglich einmal tun.

Ausnahmen der Pflicht zu USP-Konto und e-Zustellung

Es gibt aber auch Ausnahmen für die e-Zustellung und das Einrichten eines USP-Kontos. Diese Ausnahme nennt sich Kleinbetrieb. Das sind jene Unternehmen, die eine jährliche Umsatzgrenze von 35.000 € nicht erreiche und KEINE Umsatzsteuer verrechnen.

Sobald du aber, trotz Kleinbetrieb und Umsatz unter 35.000 Euro jährlich, Umsatzsteuer abführst, ist ein USP-Konto für dein Unternehmen bzw. für dich Pflicht. Man kann nämlich auch Kleinbetrieb sein und trotzdem den Kunden die Umsatzsteuer (für den Kunden ist das die Mehrwertsteuer) verrechnen.

Eine zweite Ausnahme bilden Unternehmen, denen die technischen Voraussetzungen für die e-Zustellung fehlen. Folgt man dem Webinar zur e-Zustellung (siehe Link oben im Artikel), dann haben Unternehmen, denen die technischen Voraussetzungen fehlen, einen Widerspruch zur e-Zustellung einzubringen.

In jedem Fall musst du dich mit dem USP-Konto für dein Unternehmen auseinandersetzen. Und dann eben fallbezogen entscheiden.


"Alle Unternehmen sind spätestens ab 1. Jänner 2020 zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung verpflichtet. Ausgenommen sind nur jene Unternehmen, die wegen Unterschreitens der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind. Weiters sind Unternehmen ausgenommen, die über keinen Internetanschluss bzw. notwendige technische Voraussetzungen verfügen." – Quelle: USP Portal

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