Seit 1. Jänner 2020 werden in Österreich behördliche Schriftstücke für Unternehmen ausnahmslos nur mehr elektronisch zugestellt. Damit sind kleine und mittelständische Betriebe (KMU) verpflichtet, ein USP-Konto anzulegen. Ist dies nicht der Fall, kann sogar Konkurs drohen.

Ich bin ja kein Freund von Armageddon-Botschaften. Aber diese Info muss raus, weil sie beim Mittelstand noch zuwenig bekannt ist. Und weil sie massive wirtschaftliche Konsequenzen haben kann, wenn das KMU dieser Pflicht zum Eintrag eines USP-Kontos nicht nachkommt.

ACHTUNG Kärntner Unternehmer*innen können sich am 27. Februar 2020 exklusiv bei der WK Kärnten in Klagenfurt zur e-Zustellung informieren. Anmeldung und Info unter diesem Link.

Was ist die e-Zustellung?

Die e-Zustellung betrifft die Behördenpost für Unternehmer. Diese wird seit 1. Jänner 2020 ausnahmslos nur mehr digital zugestellt.

Welchen Sinn macht diese Maßnahme? Unternehmen können ab sofort alle behördlichen Wege digital erledigen und zentral alle Schnittstellen zu Behörden wie Sozialversicherung, Finanzamt, Forschungsgelder etc. verwalten. Die dazu gehörende Serviceplattform für die Wirtschaft, kurz USP Unternehmerserviceportal genannt, ermöglicht diesen digitalen Behördenweg.

So kann ein KMU wirklich alle Behördenwegen über diese Plattform abwickeln. Selbst Förderanträge, Melderegister, Strafregisterauszüge oder die Anmeldung von Betriebsstätten oder Gewerben kann über diese Plattform erfolgen. Ein umfassender Servicebereich bietet Informationen und Adressen zu allen öffentlichen Stellen Österreichs.

Und das ist jetzt die zentrale Botschaft: Jedes KMU in Österreich ist zur Anlage eines Kontos auf diesem Unternehmerserviceportal verpflichtet!

Bitte sehen Sie sich dazu das Webinar der WKÖ an. In diesem Webinar wird die Funktionsweise des Unternehmerserviceportals und die e-Zustellung erklärt. Auch finden Sie darin eine Erklärung zur Eröffnung Ihres USP-Kontos.

Auf dieser Seite der WKK finden Sie zudem einen Beitrag zur e-Zustellung und der Änderung des Zustellgesetzes und E-Goverment Gesetzes. Aus diesem geht hervor, dass die Pflicht zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung für Unternehmen bereits seit 1.12.2018 gilt.

Konto anlegen mittels Handy-Signatur

Seit einem Jahr raten die Unternehmensberater, Fachgruppe UBIT, den Betrieben zur Erstellung einer Handy-Signatur. Diese erhalten Sie bei jeder WKÖ-Stelle und bei der Sozialversicherungsstelle, bei der Sie gemeldet sind. Ihre Handy-Signatur können Sie aber auch bei fast allen Gemeinden und Bezirkshauptmannschaften beantragen. Sie müssen sich dafür dort nur mit Reisepass, Führerschein oder Personalausweis ausweisen. Oder man kann sie online unter diesem Link beantragen.

Zusätzlich zur Handy-Signatur installieren Sie sich dann unbedingt die folgende App auf Ihr Smartphone: Handy-Signatur App. Über diese erhalten Sie bei Login auf Ihr USP-Konto eine automatische Nachricht zur Verifizierung. Das geht super flott.

Eine solche Handy-Signatur benötigen Sie spätestens jetzt, wenn Sie Ihr USP-Konto eröffnen. Leider höre ich noch immer von Unternehmern, dass sie eine solche Signatur nicht benötigen würden, weil das ja wieder etwas mit „Überwachung“ zu tun haben soll. Bitte lassen Sie sich von solchen, völlig haltlosen Verschwörungstheorien keinesfalls beeinflussen. Sie kommen um die Handy-Signatur einfach nicht herum. Das ist Fakt!

Das USP-Konto legen Sie unter diesem Link an. Sie eröffnen das Konto mittels Handy-Signatur zur Verifizierung und nehmen dann im Konto selbst die nötigen Einstellungen vor.

Sobald Sie einen Konto-Antrag erstellt haben, erhalten Sie auch die weiteren Schritte zur Einrichtung Ihres USP-Kontos als pdf zum Ausdrucken. Auf diesen befindet sich auch Ihr Zugang, Ihr Passwort und Ihre Konto-ID. Verwahren Sie diese Daten sicher und geben Sie diese niemals an Dritte weiter (siehe Datensicherheit).

Alle Einstellung im USP-Konto vornehmen und Ihre E-Mail Adresse mit diesem verbinden

Absolut wichtig ist es, dass Sie bei den Einstellungen Ihres USP-Kontos eine E-Mail Adresse angeben, unter der Sie verlässlich erreichbar sind.

Haben Sie Ihr USP Konto eingerichtet und mittels Bestätigungs-Email freigeschaltet, können Sie die administrative Oberfläche Ihres Zustellprofils bearbeiten.

Bitte nehmen Sie dafür wirklich alle Einstellung vor, sodass Sie von wirklich allen Behörden erreicht werden können. Danach nehmen Sie die Einstellung für Ihren Postkorb vor, indem Sie „MeinPostkorb öffnen“ anklicken.

Postkorb für die e-Zustellung einrichten

Sie verbinden den Postkorb Ihres USP-Kontos mit Ihrer geschäftlichen E-Mail Adresse. Der Postkorb ist im Grunde genommen ein eigener Mail-Eingang, den Sie wie Ihr Outlook oder Ihr Apple Mail verwalten können.

Dem Postkorb weisen Sie eine E-Mail Adresse zu, unter der Sie verlässlich erreichbar sind. Sie können hier auch unter mehrere E-Mail Adressen angeben. Und Sie können eine Abwesenheitsnotiz hinterlegen, wenn Sie längere Zeit durch Urlaub oder Geschäftsreise nicht per E-Mail erreichbar sein sollten.

Auf nebenstehendem Foto sehen Sie den Posteingang eines solchen Postkorbes. Wie Sie erkennen können, werden auch Organstrafverfügungen über diesen versendet! Wenn Sie sich also vor teuren Folgekosten schützen wollen, müssen Sie ein solches USP-Konto schon aus wirtschaftlicher Vernunft anlegen.

Im Posteingang bleiben alle Nachrichten und Dokumente für 2 Wochen verfügbar. Bei einer Abwesenheitsnotiz verlängert sich diese Verfügbarkeit auf 28 Tage. Passen Sie also auf, wenn Sie auf Urlaub fahren sollten, dass Sie keine Fristen versäumen, weil Sie die Abwesenheit auf Ihrem USP-Konto nicht vermerkt haben. Richten Sie zudem einen Postbevollmächtigten ein, der in Ihrem Abwesenheitsfall die e-Zustellung der Behörde bearbeiten kann. Das gilt besonders bei Finanzamts- und Sozialversicherungsagenden.

Wie werde ich als KMU vom USP-Konto verständigt?

Wenn Sie ein USP-Konto und den Postkorb vollständig angelegt haben, können Ihnen Behördenbriefe per E-Mail zugestellt werden. Die Zustellung erfolgt an jene E-Mail Adresse, die Sie Ihrem USP-Konto in der Postkorb-Administration zuweisen.

Sie müssen also nur mehr Ihre E-Mail Eingang auf Ihrem PC regelmäßig bearbeiten. Erfolgt eine solche e-Zustellung eines Behördenbriefes, erhalten Sie vom Postkorb eine E-Mail mit Link zum Öffnen des Dokumentes.

Das einzige, was Sie tun müssen, ist: Regelmäßig Ihre E-Mails am PC bearbeiten!!!

Kein USP-Konto kann teuer werden

Bitte richten Sie unbedingt ein USP-Konto ein. Im Webinar-Video wird zwar eine Widerspruchsmöglichkeit erklärt. Ich persönlich halte diese aber für wenig sinnvoll, weil Sie dadurch zeitintensive Behördenwege vornehmen müssen und Sie das in Ihrem Kerngeschäft behindert. Ihr Vorteil dieses Kontos: Alle Behörden können Sie von diesem Konto aus verwalten.

Außerdem sind Sie angehalten, Ihre E-Mails am Firmen-PC regelmäßig zu lesen und zeitnah zu bearbeiten. E-Mails am Firmen-PC nur unregelmäßig zu bearbeiten, kann richtig teuer kommen und sogar die Existenz Ihres Betriebs aufs Spiel setzen.

Werden Fristen versäumt, kann es zu einer Konkurseröffnung durch eine Behörde kommen. Wir haben bereits einen solchen Fall in der Praxis, weil die E-Mails nicht regelmäßig gelesen und bearbeitet wurden. Das USP-Konto alleine schützt also nicht vor Schaden. Sie müssen auch Ihren Posteingang am E-Mail Programm Ihres PC regelmäßig pflegen.

Für weitere Informationen zur e-Zustellung steht Ihnen Ihre Wirtschaftskammer Vertretung und der Unternehmensberater Ihres Vertrauens gerne zur Verfügung. Sie finden beispielsweise alle Digital Consultants des Bundeslandes Kärnten unter diesem Link. Zögern Sie nicht, uns bei Fragen zum USP-Konto und der e-Zustellung zu kontaktieren!

Vom USP-Konto ausgenommen sind…

Es gibt aber auch Ausnahmen vom USP-Konto und der e-Zustellung. Das sind Kleinbetriebe, die unter der Umsatzgrenze von 35.000 € liegen und KEINE Umsatzsteuer befreit sind. Sobald Sie jedoch in diese Kategorie fallen, aber trotzdem Umsatzsteuer abführen, ist ein USP-Konto für Sie Pflicht. Außerdem benötigen Sie es, wenn Sie auch als Kleinbetrieb öffentliche Auftraggeber haben. So nehmen Schulen, Gemeinden etc. nur noch elektronische Rechnungen an. Diese e-Rechnung können Sie in Ihrem USP-Konto erstellen, wenn Ihr Rechnungsprogramm dies nicht vermag.

Eine zweite Ausnahme bilden Unternehmen, denen die technischen Voraussetzungen für die e-Zustellung fehlen. Folgt man dem Webinar zur e-Zustellung (siehe Link oben im Artikel), dann haben davon betroffene Unternehmen einen Widerspruch zur e-Zustellung einzubringen. Sie müssen sich also in jedem Fall mit dem USP-Konto Ihres Betriebs auseinandersetzen. Und dann fallbezogen entscheiden.

„Alle Unternehmen sind spätestens ab 1. Jänner 2020 zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung verpflichtet. Ausgenommen sind nur jene Unternehmen, die wegen Unterschreitens der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind. Weiters sind Unternehmen ausgenommen, die über keinen Internetanschluss bzw. notwendige technische Voraussetzungen verfügen.“Quelle: ups.gv Portal

Auf der zweiten Seite dieses Artikels erfahren Sie, welche Behörden sich über das USP-Konto verwalten lassen.

Stand der Informationen: 13. Februar 2020Aktualisierungen in kursiv

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