Corona verschafft uns Zeit für dringende Aufgaben. Woran erkennen Sie, was dringend ist? Beim aktuellen Herunterfahren Ihres Betriebes fällt Ihnen bestimmt die eine oder andere Notiz zu, die Sie in der Vergangenheit wiederholt beiseite geschoben haben. Auf solchen Notizen stehen Aufgaben, die bisher so gar nicht ins Tagesgeschäft zu passen schienen. Eine dieser Aufgaben könnte die Generalüberholung all Ihrer Kommunikationsprozesse sein, die das Tagesgeschäft betreffen.

Ein Kern der Unternehmenskommunikation ist die Transaktionsmail. Damit sind E-Mails gemeint, die zwischen Firma und Kunde, Firma und Lieferanten oder der Firma und Stakeholdern sowie den Mitarbeitern verschickt werden. Also notwendige E-Mails und Informationen des täglichen Geschäftsverkehrs, die wesentlicher Bestandteil des Geschäftsprozesses sind.

Transaktionsmail ist zu selbstverständlich

Was in einem solchen Transaktionsmail steht, darauf achten aber die wenigsten Inhaber und auch Marketingverantwortliche blicken gerne salopp über diesen Bereich der Unternehmenskommunikation hinweg. Meist werden solche E-Mails von der IT voreingestellt, weil automatisiert. Und die Texte dazu erstellt dann der Techniker, der nie in inhaltliche Fragen der Marktkommunikation des Unternehmens eingebunden war. Woher soll er es auch sein? Ist man als IT-Beauftragter oder Techniker ja nur für eine reibungslose Technik verantwortlich.

Das Nutzererlebnis bleibt auf der Strecke

Dass es sich bei der Transaktionsmail aber um ein wichtiges Content-Element im Rahmen der gesamten Unternehmenskommunikation handelt, bleibt somit außen vor. Ich kenne Unternehmen, die produzierten sich mit einem solchen Blinden Fleck hinsichtlich der Transaktionsmails ein chaotisch anmutendes Bild gegenüber Kunden und Stakeholdern. E-Mails zeigten kein einheitliches Bild. Das Impressum konnte jeder Nutzer selbst gestalten und die Inhalte der E-Mails zu Lieferanten und Kunden strotzten nur so vor Fehlern in Rechtschreibung und Formulierung.

Deswegen lautet mein Rat:

Widmen Sie sich den Inhalten von Transaktionsmails. Korrigieren Sie auf richtige Schreibweise (kommt leider viel zu häufig vor!) und die passenden Inhalte und Formulierungen. Denken Sie dabei an eine hohe Nutzerfreundlichkeit zum Verständnis der zu vermittelnden Inhalte. Und spielen Sie den gesamten Transaktionsprozess als Kunde oder Lieferant einmal durch. Dann werden Sie erkennen, wie Sie zu Ihren Kunden kommunizieren und wo das eine oder andere Missverständnis seinen Ausgangspunkt hat.

Angelika Wohofsky

Mit einer Überarbeitung in Transaktionsmails investieren Sie in die Kundenzufriedenheit und ein hohes Nutzererlebnis Ihrer Kunden und Lieferanten. Nachweislich bringt diese Investition auch langfristige Erfolge für den Umsatz. Sie benötigen dazu Hilfe? Kontaktieren Sie mich unter office@wohofsky.at.

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